Письмо-напоминание на английском языке — Reminder letter
Напомнить тому или иному человеку о каком-либо обещании или обязательстве не является дурным тоном, когда это сделано в официальной деловой переписке. Для этих целей существует письмо-напоминание на английском языке, призванное уведомить вторую сторону о необходимости выполнения какого-либо вида работы или услуги. Для того чтобы лучше ориентироваться в особенностях такой business корреспонденции, стоит обратиться внимание на некоторые типовые примеры таких документов, изучить возможные клише для написания таких писем, а также прочитать образец письма напоминания.
Основные характеристики письма-напоминания
В основе названия reminder letter лежит английский глагол remind, перевод на русский у которого – «напоминать». Отсюда и появилась тенденция называть такого рода документы reminders.
Основная суть этого письма – любезно сообщить человеку или даже целой организации об обязательстве, которое должно быть выполнено. Безусловно, никакие грубые фразы не должны фигурировать в тексте. Напротив, это скорее kind reminder, где автор вежливо и в деловой форме обращаться к получателю, не используя разговорную лексику и жаргонизмы. В этом и заключается главное отличие деловой корреспонденции от обычной, когда переписка ведется официальным и строгим языком (исключение составляют, пожалуй, лишь поздравления и благодарности).
Типов писем-напоминаний на английском языке может быть несколько, и все они находят свое применение на практике:
Конструкции для писем-напоминаний
Напомнить о той или иной услуге помогают различные шаблоны – фразы, с помощью которых может существенно быстрее написать соответствующее письмо, так как они используются очень часто и, по сути, формируют так называемый каркас подобного документа. К ним относятся:
· May we remind you that… – Можем ли мы вам напомнить, что…
· At the same time, we would like to remind you that… – В то же время, мы бы хотели вам напомнить, что…
· We are taking the opportunity to remind you that… – Пользуясь случаем, напоминаем вам, что…
· You will be pleased to learn that… – Вы будете рады узнать, что…
· We hasten to inform you that… – Спешим уведомить вас, что…
Образцы reminder letter
На примере письма напоминания можно увидеть, как реализуются такие ситуации на английском языке.
1) О выплате долга по кредиту:
Thank you for your attention to this issue, we are looking look forward to a pleasant cooperation.
2) Напоминание о выплате по контракту:
3) Финальное напоминание о выплате задолженности
Такие документы лучше всего составлять в соответствии с упомянутой структурой для того, чтобы у получателя не возникло серьезных претензий касательно слишком явных обвинений в той или иной ситуации. Правильное составление писем-напоминаний позволит исключить любые просрочки по выплатам и поможет наладить контакт между двумя сторонами.
Деловая переписка на английском языке
🕓 11 декабря 2015 👁️ 17182
Как известно, ни одна деловая письменная беседа не обходится без стандартных клише, которые придают письму более официальный и вежливый тон. И сегодня мы разберем самые интересные и распространенные фразы, которые обогатят вашу английскую речь и сделают деловое письмо по-настоящему английским!:)
| Стесняюсь говорить | Отсутствует практика, языковой барьер | 8-дневный курс разговорного английского VICTORY | Тренинг позволяет за короткий срок изучить большой объем информации, расширить словарный запас, попрактиковаться в использовании новых слов, выражений и правил, преодолеть языковой барьер, научиться решать коммуникативные задачи на английском языке |
| Мал словарный запас | Отсутствует практика общения и чтения на английском | 8-дневный интенсивный тренинг VICTORY с «погружением» в языковую среду, 16-дневный курс интесивного английского PROGRESS | Компьютерная программа дает возможность наполнить пассивные знания студента, занятия в аудитории помогают активизировать необходимые знания. На тренинге развивается навык выражения мысли имеющимися средствами (небольшой словарный запас), а также умение понимать собеседника, уточнять, что собеседник сказал |
| Нужно общаться с на работе по-английски | Отсутствует практика общения и чтения на английском | 8-дневный разговорный тренинг VICTORY с «погружением» в языковую среду, 16-дневный тренинг английского по вечерам PROGRESS, 5-дневный курс делового английского | Для низких уровней тренинги дают возможность существенно сократить скорость обучения. Прописанная программа не дает студентам и преподавателям «сбиваться с пути», долго останавливаться на какой-либо, иногда второстепенной, теме. Это же может вызывать и негатив (см в сложностях), однако, для быстрого достижения результата такой подход отлично работает (правда, можно столкнуться с тем, что мы получим студента, который говорит хорошо, но без грамматики, то есть, индивидуальные занятия нужны для того, чтобы вычищать ошибки). Тренинги дают возможность практиковать новые знания на ситуациях, приближенных к реальным с разными участниками, что является хорошей подготовкой перед выходом на работу, где требуется часто использовать английский. 5-дневный тренинг дает много бизнес лексики и полезных клише, а также помогает развивать коммуникативные навыки, необходимые в современной бизнес среде |
#SPO_TRAININGS# #BLOCK_23510#
Деловая переписка на английском языке
Деловое письмо на английском языке
Содержание:
VK, Facebook, What`s Up и прочие социальные сети – немалая часть нашей жизни сегодня. Рабочие и родительские чаты, группы по интересам для обмена информацией – везде мы ведем переписку, оставляем комментарии и, чего уж греха таить, не считаем нужным соблюдать общие правила языка. Потому что чаще всего написать надо быстро. И так поймут! Однако, такой формат общения абсолютно неуместен, если вы пишете деловое письмо на английском языке.
В каких ситуациях может понадобиться знание, как правильно написать бизнес письмо?
В каждой из предложенных ситуаций (а их может оказаться гораздо больше) вы должны соблюдать этикет деловой переписки. Почему это важно? Потому что ваше письмо представляет ВАС, дает понять, что вы – профессионал, а не тинейджер, пишущий с ошибками.
В статье мы разберем, как написать официальное письмо на английском языке, приведем конкретные примеры и фразы с переводом. Вы узнаете, что формальное письмо бывает нескольких видов, и что в email переписке (электронном письме) также стоит соблюдать некоторые правила написания.
Структура письма
В любом деловом письме следует указывать сразу 2 адреса (получателя и отправителя) и дату, когда вы составляете это письмо.
Вот примерный формат:
As [job title], I am writing to present [my company] to you because ____ .
Начало письма
Деловое письмо всегда начинайте с приветствия. Письмо без приветствия или с приветствием, но в неофициальном стиле, покажется получателю грубым и фамильярным. Вот хорошие примеры, как можно официально поздороваться:
Если вы не уверены в правильности, попробуйте провести некоторое «интернет-расследование», чтобы найти имя контактного лица. Расследование не дало результатов? Тогда обратитесь следующим образом (это крайний случай, и пользоваться им все же не рекомендуем):
To whom it may concern, До востребования.
В этой же части письма вы должны представиться: кто вы, из какой вы компании, чем занимаетесь, что предлагаете, почему пишете и какая вообще ваша глобальная цель?
Фразовые клише для начала письма
As [job title], I am writing to present [my company] to you because ____ .
«Тело» письма
В идеальном бизнес-письме должно быть 3-4 абзаца, и все они должны уместиться на одной странице. Самое главное – будьте предельно ясны и лаконичны. Подкрепите ваше «изложение» фактами и цифрами.
Фразовые клише
Конец письма
Закончив описывать все радужные перспективы сотрудничества (как вариант), следует грамотно завершить письмо. Не сделаете этого – вас посчитают непрофессиональным и грубым. Можно также поблагодарить получателя (обязательно найдите, за что) и добавить несколько вежливых фраз.
Фразовые клише для прощания
| Thank you for your patience and cooperation. Спасибо за терпение и сотрудничество. |
| If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. Если у вас возникли вопросы или проблемы, не стесняйтесь и дайте знать. |
| Regards/Kind regards/Sincerely. С уважением. |
| Warm regards. С наилучшими пожеланиями. |
Виды деловых писем на английском языке
Остановимся более подробно на видах деловых писем, как правильно их составлять, как оформлять, где указать отправителя, а где – получателя.
Письмо о сотрудничестве
Подобным письмом вы должны убедить владельца другого бизнеса сотрудничать с вами. Ваше предложение должно быть четким, должно ясно иллюстрировать преимущества вашей коллаборации и предлагаемые условия. Именно поэтому стоит уделить пристальное внимание составлению предложения о сотрудничестве.
Примечание: если это email переписка, обязательно указывайте тему письма.
Образец письма о сотрудничестве
Date: 31 october 2019
Subject: business proposal
Hello, I`m Adam Smith, senior manager from ABC Center. Our company has been selling automobile spare parts for construction equipment and trucks throughout Russia for 15 years. We have established an effective dealer network and supply the products of manufacturers to about 100 different stores and repair shops.
We offer you beneficial cooperation in the sale of your goods. In case of positive decision, please contact us at the indicated numbers.
Looking forward to hearing you back.
Дата: 31 октября 2019
Тема: деловое предложение
Здравствуйте, меня зовут Адам Смит, главный менеджер компании АВС Центр. Наша компания уже 15 лет занимается сбытом автомобильных запасных частей для строительной техники и грузовых авто по всей России. Мы наладили эффективную дилерскую сеть и снабжаем продукцией производителей около 100 различных магазинов и ремонтных мастерских. Предлагаем вам взаимовыгодное сотрудничество по реализации вашего товара. В случае положительного решения просим связаться с нами по указанным телефонам.
С нетерпением жду вашего ответа.
Письмо напоминание
Грамотно, вежливо и дружелюбно напомнить о себе или о чем-то, что, возможно забыли, тоже надо уметь. Вот примеры ситуаций, в которых вам может понадобиться написать такое письмо:
Когда будет уместно напомнить о себе? Если была назначена конкретная дата, то правильно будет сделать это ближе к концу назначенного дня. Структура письма не отличается от общей структуры делового письма:
Образец письма напоминания
Date: 31 october 2019
Subject: Response required
Good afternoon, Mr.
Дата: 31 октября 2019
Тема: требуется ответ.
Добрый день, мистер <имя>. Мое имя Адам Смит и я главный менеджер вашей обслуживающей организации. Пишу напомнить, что на вашем счете образовалась небольшая задолженность за прошлый месяц. Просим погасить задолженность, иначе вы вынуждены будете оплачивать штраф. Если у вас возникли какие-либо трудности с оплатой, просим связаться с нашим офисом.
Письмо извинение
Письмо извинение – это письмо, которое обязательно объясняет причину того или иного действия или бездействия. Это могут быть извинения за пропуск занятия/собрания, за не сданный вовремя отчет, за долгий ответ на письмо. Структура все та же: адрес, тема (если необходимо), приветствие, основная мысль и прощание.
Образец письма извинения
Date: 31 october 2019
I`m Adam Smith, senior manager of your company branch in Boston. I`m writing to apologize that the annual report on the work of our branch was not delivered on time. Due to serious family circumstances, it was not possible to do this on time. I apologize and I hasten to inform that this situation will not happen again. Enclose the report in the attachment.
Я Адам Смит, старший менеджер филиала вашей компании в Бостоне. Пишу извиниться, что годовой отчет о работе нашего филиала не сдан вовремя. В силу серьезных семейных обстоятельств не было возможности сделать это вовремя. Приношу свои извинения и спешу сообщить, что подобная ситуация больше не повторится. Отчет прилагаю во вложении.
Письмо просьба
Говоря о таком формате письма, мы подразумеваем следующие ситуации:
Как и в предыдущих примерах, все должно быть лаконично, вежливо и четко. При необходимости приложите к письму документы.
Образец письма просьбы
I`m Adam Smith, HR manager of your front office in London. In connection with the arrival of Mr. Ivanov to Norwich on November 1, 2019, we ask you to arrange a meeting at the airport and book a hotel room for two days. Mr. Ivanov will arrive on the flight U207 on 01.11. at 15:30.
Мое имя Адам Смит, менеджер по подбору персонала в филиале вашей компании в Лондоне. В связи с приездом в Норвич господина Иванова 1 ноября 2019 года просим вас организовать встречу в аэропорту и заказать номер в гостинице на двое суток. Господин Иванов прибудет рейсом U207 01.11. в 15:30.
Письмо благодарность
Всегда найдется, за что поблагодарить человека: за оказанную услугу или приглашение на мероприятие, за отсрочку платежа и сдачу отчета. Принципы все те же: краткость, лаконичность и официоз.
Пример письма благодарности
Date: 31 october 2019
My name is Adam Smith, I`m your student at evening school of accountant courses. Writing to thank you for the opportunity to pass the exam two weeks later than expected. I assure you that I will study all the skipped material on my own and pass the exam perfectly.
Я Адам Смит, ваш студент вечерней школы, курсы бухгалтеров. Пишу вам, чтобы поблагодарить за предоставленную возможность сдать экзамен на две недели позже положенного. Уверяю вас, что изучу весь пропущенный материал самостоятельно и сдам экзамен на отлично.
Как написать ответ
Логично, что целью данного письма является ответ на все интересующие отправителя вопросы. Дайте понять, что вы – компетентны и сможете в будущем вести подобные переговоры.
Ключевые моменты в написании ответного письма:
Структура письма не меняется.
В деловой переписке нельзя использовать заглавные буквы (писать, используя Caps Lock): это грубо и непрофессионально. Также избегайте ненужных аббревиатур и сленговых интернет словечек (lol, imho и пр).
Для удобства мы занесли наиболее распространенные слова связки в деловой переписке в таблицу.
Извините за беспокойство
Excuse/Sorry for troubling
Good day/good afternoon
Ladies and gentlemen
Прилагаю во вложении
Enclose in the attachment
Заявление во вложении
Надеюсь, у вас все хорошо
I hope things are well with you
Прошу прощения за задержку с ответом
Sorry for the delay in replying
Пожалуйста, дайте знать ваше мнение
Please let me know what you think
Хотелось дать вам знать
This is just to let you know that
Нам приятно сообщить вам
We are pleased to inform you
Пишу вам просить об одолжении
I’m writing to ask you a favor
Пожалуйста, дайте знать, если возникли вопросы
Please let me know if there are any questions
Спасибо за интерес к нашему продукту/услуге
Thank you for your inquiry about our product
Деловая переписка на английском языке: фразы и советы
Елена Соловьева, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского, специально для блога Нетологии поделилась советами о том, как вести деловую переписку с иностранными коллегами и партнерами на английском языке. Статья участвует в конкурсе.
Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.
Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.
Этикет
Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.
1. Четко укажите тему письма (Subject).
По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.
Да: «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017».
2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.
3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.
4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.
5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.
6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:
Аудитория
Английский язык — универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.
Китай, Япония, арабские страны
При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:
Германия, Великобритания
Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:
Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.
Африка, Южная Америка
Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.
Языковые принципы
Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.
Сокращайте
В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.
You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.
John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.
Откажитесь от жаргонизмов
Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.
Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника
В русском языке все просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:
Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.
Откажитесь от шуток и личных комментариев
Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.
Уберите предлоги там, где это возможно
Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».
Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.
Избегайте восклицательных знаков
Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.
Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.
Ограничьтесь пятью предложениями
По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени.
Используйте короткие слова, предложения и абзацы
Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.
Откажитесь от страдательного залога
Нет: The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.
Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.
Используйте списки
Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.
Поставьте дедлайн
Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.
Структура письма
Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:
Приветствие
Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).
Сообщение
Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.
Как открыть сообщение
Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.
| Формально | Полуформально | Нейтрально | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| I am writing to… Пишу, чтобы… | Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, … | Thank you for your mail… Спасибо за письмо… | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом… | This is to… Это письмо, чтобы… | Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно… | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно … | I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас… | In reply to your mail … В ответ на ваше письмо… | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| I am writing with regard to… Пишу насчет… | Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от … | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)… | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что … | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| I am writing to enquire about… /in connection with. /to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить… Как уточнить дедлайнУкажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание: Как просить и давать деталиДаем детали:
Просим детали:
Как сообщить о проблеме1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»: 2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side — «с моей/нашей/твоей стороны». 3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround — выход из ситуации, обходное решение. Как поставить коллег в копию1. Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу Cc me, где Cc выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку Cc. От слова Cc образуется причастие cc’ed — обратите внимание на написание. Фраза I was cc’ed переводится как «Меня поставили в копию». 2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread — Добавляю (имя) в разговор. 3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? — @Стив, думаю, следующий шаг твой, так? Как принести извинения
Как просить и предлагать помощьПредлагаем помощь:
Просим помощи:
ПереговорыЧасто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы. Выражаем удовлетворение:
Предлагаем:
Соглашаемся: Как приложить к письму дополнительные материалыЕсли вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз: ЗакрытиеПрежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.
Как разобраться в аббревиатурахОбратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля: ПрощаниеДля прощания используйте фразы: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально). ПодписьУкажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали. ШаблоныЕсли вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них. Subject Line: Firstname Lastname — New Position I am pleased to announce the promotion of [Firstname Lastname] from [Old Position] to [New Position]. [Firstname] has been with [Name of Company] for [X years] and has worked in [insert Names of Departments/Positions]. S/he will be gaining these new responsibilities [list]. [Firstname] attended [Name of University] and came to [Name of Company] after graduation. Please join me in congratulating [Firstname] on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position. Warm Regards, Тема: Имя, фамилия — новая должность Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название). (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела). (Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания. Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела). С уважением, Subject line: Congratulations on Your Promotion Dear [Firstname], Тема: Поздравляю с новой должностью (Имя), поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела). Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности. Subject line: Welcome! You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here. I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day. Best wishes, Тема: Добро пожаловать! (Имя), я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать! Dear Staff: So, if you see a new face on May 1, let [Firstname] know that you are excited about his/her joining our team. [Firstname] has worked at two other [insert name] companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about [insert name]. [Firstname]’s Bachelor’s degree is from [University name] where he/she majored in [insert name]. [Firstname] has a passion for [insert name]. I appreciate you joining me in providing a warm welcome for [Firstname]. With excitement, Уважаемые коллеги, Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя), что вы рады видеть его/ее в своей команде. (Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области). (Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета). Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя). С волнением, Dear colleagues, Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career. Please keep in touch. I can be reached at my personal email address [insert email] or my cell phone [insert number]. You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname. Best Regards, Дорогие коллеги, Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес Hi everyone, Всем привет! Dear colleagues, Уважаемые коллеги! Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте https://www.thebalance.com. Работа с языкомЭлектронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле? Используйте толковые словариДвуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова. Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн :https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com. Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно. Строение словарной статьи:
Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами. Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение. Используйте словари-активаторыЭти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.
Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator. Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поискаЕсли в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом. Проверяйте грамматику текстаЕсли вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly. ЗаключениеЕсли вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом: Подписаться авторизуйтесь 0 комментариев Старые |
