Разработка шаблона стандарта предприятия
1. Общие положения
Настоящий документ описывает структуру Стандарта предприятия (СТП).
Стандарт предприятия — стандарт, утвержденный предприятием.
Стандарт — нормативный документ по стандартизации, разработанный на основе согласия по существенным вопросам у большинства заинтересованных сторон, принятый (утвержденный) признанным органом (предприятием).
СТП разрабатываются при необходимости регламентации вида деятельности по распоряжению руководства предприятия.
СТП разрабатываются вновь (или пересматриваются) при изменении структуры предприятия, образовании новых структурных подразделений или появлении новых видов деятельности.
Порядок разработки СТП:
СТП включает в себя следующие разделы:
2. Титульный лист СТП
Титульный лист должен содержать:
3. Лист утверждения СТП
Лист утверждения должен содержать дату и подпись лица утверждающего данный Стандарт предприятия (как правило, лицо, утверждающее СТП — директор предприятия). СТП утверждаются только после оформления их согласующими подписями.
4. Содержание СТП
В содержании должны быть указаны порядковые номера и наименования разделов (при необходимости подразделов), приложений с указанием их обозначения и заголовков, а также номера страниц, но которых они помещены.
5. Назначение СТП
В данном разделе должны быть определены:
6. Область применения СТП
В данном разделе СТП необходимо определить виды деятельности и структурные подразделения предприятия, на которые распространяются действия стандарта.
Пример: «Действия настоящего стандарта являются обязательными и распространяются на все подразделения предприятия, применяющие СТП».
7. Нормативные ссылки СТП
В данном разделе должна быть указана нормативная, технической и рабочей документации, на которую даны ссылки в тексте СТП.
8. Определения, обозначения, сокращения, используемые В СТП
В данном разделе должны содержаться определения, необходимые для уточнения или установления терминов, используемых в СТП, а также перечень обозначений и сокращений с их полной расшифровкой.
В настоящем стандарте используются следующие определения:
В настоящем стандарте применены следующие обозначения и сокращения:
10. Описание процедуры
Данный раздел устанавливает:
11. Приложения СТП
В раздел «Приложения» помещается справочный материал, дополняющий положения СТП:
В тексте СТП на все приложения должны быть даны ссылки.
12. Лист согласования
СТП согласовывается с подразделениями, деятельность которых регламентирована временными, технологическими, экономическими правовыми нормами данного стандарта, ля подтверждения однозначности и выполнимости этих норм.
Лист согласования должен содержать наименование должности, принимающих участие в согласовании должностных лиц, их подписей с соответствующей расшифровкой, а также даты согласования.
13. Лист регистрации изменений
Данный лист служит для регистрации внесенных в текст СТП изменений, с указанием должностного лица, осуществившего данное изменение, даты внесения изменений, регистрационного номера извещения об изменении (документа, на основании которого осуществляется изменение), а также порядкового номера изменения.
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Стандарт организации (СТО)
Что это за документ?
Стандарт организации (СТО) – документ по стандартизации, утвержденный и применяемый организацией для совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг. СТО может разрабатываться на применяемые в организации процессы, продукцию и оказываемые услуги; на продукцию, создаваемую и поставляемую организацией на внутренний и внешний рынок; на работы и услуги, выполняемые данной организацией на стороне, в соответствии с заключенными договорами (контрактами).
СТО разрабатывается в соответствии с требованиями ГОСТ Р 1.4-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения».
Кто выдает?
Стандарты организаций разрабатываются организациями самостоятельно. СТО на продукцию могут быть зарегистрированы в добровольном порядке в региональных центрах стандартизации и метрологии Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) по месту нахождения организации.
На территории Москвы и Московской области регистрацией СТО занимаются Федеральное государственное унитарное предприятие «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия» (ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ»), и Федеральное бюджетное учреждение «Государственный региональный центр стандартизации, метрологии и испытаний в г. Москве» (ФБУ «Ростест-Москва»).
В каких случаях оформляется?
Стандарты организации необходимо разрабатывать для обеспечения соблюдения требований технических регламентов и применения национальных российских стандартов, международных, региональных стандартов (в том числе межгосударственных), национальных стандартов других стран, а также стандартов других организаций.
Стандарт организации — что это такое и зачем нужен в Москве
Стандарт организации (СТО) — нормативный документ, разрабатываемый исключительно для внутреннего пользования в конкретной организации.
Стандарт в переводе с английского — «образец». Такой документ создается для совершенствования всех процессов производства, а также на производимую продукцию и оказываемые услуги. Мы скажем больше: СТО — своеобразный корпоративный кодекс для любой уважающей себя компании. Наличие такого единого комплекса требований и правил необходимо для успешной слаженной работы организации. Это основа, «правила игры» на современном рынке товаров и услуг.
Цель данного документа — стандартизация единых условий для эффективного ведения бизнеса, совершенствования технологических процессов, стабильного обеспечения качества и конкурентоспособности продукции или оказания услуг.
Обязателен ли он? Не все руководители знают, что разработка стандартов организации необходима в рамках реализации Федерального Закона №184 «О техническом регулировании».
Что дает бизнесу разработка и внедрение СТО?
Перечислим только несколько преимуществ:
Нередки случаи, когда две фирмы тесно сотрудничают друг с другом в выпуске продукции или в оказании взаимосвязанных услуг. Тогда целесообразно разработать единый стандарт для двух организаций.
Разработкой и созданием СТО для любой фирмы занимается центр сертификации «Гарант»
Наши специалисты проходят все этапы подготовки и разработки нормативного документа индивидуально для каждой компании в сжатые сроки. Учитываются все особые условия и пожелания заказчика. Деятельность по оформлению и изложению информации в документе СТО строго регламентируется ГОСТ Р 1.5.
И, в заключение, хочется отметить, что правильно составленные внутрикорпоративные стандарты способствуют отличному имиджу компании, повышению ее конкурентности на рынке выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Наличие СТО — это гарантия клиенту компании в получении обслуживания высокого качества.
Не тратьте свое время — доверьтесь опытным профессионалам «Гаранта»! Наш центр может похвастаться 3000 довольными клиентами, 27000 успешно выполненными работами в более чем 200-х городах России.
Стандарт предприятия (СТП)
Стандарт предприятия (СТП) – нормативный документ, в котором прописаны единые для конкретного предприятия или отдельной продукции требования к товарам, способам и методикам для качественного результата. Разрабатывают его в соответствии с ГОСТ Р 1.4-2004, включая систему ГОСТ Р ИСО 9000, либо сама компания, либо специализированные центры в Ростове-на-Дону. Каждая компания разрабатывает документы с учетом собственных обстоятельств.
Разработка стандартов предприятия регулируется и федеральными законами (ФЗ 184). Отдельно выделяют правила безопасности, регламентируют которые другие нормативные акты.
Особенности разработки СТП
Стандарт предприятия является официальным документом, действует исключительно в пределах компании и имеет юридическую силу.
Основные этапы создания СТП:
СТП разрабатывать необязательно, но благодаря этому выполнение работы и предоставление услуг становится более эффективным.
Стандарт обязательно регистрируют в системе внутреннего документооборота. Для корректной регистрации создается уникальный код, состоящий из цифрового обозначения. По нему можно узнать о его принадлежности к той или иной компании. В его состав входят такие данные:
Копировать стандарты запрещено и бесполезно, так как документ содержит индивидуальные параметры.
Согласование проекта и его дальнейшее регулирование
Стандарт предприятия в Ростове-на-Дону оформляют после уточнения деталей и полного согласования текста документа заинтересованными сторонами.
Для начала копии документа раздают участникам обсуждения для первичного согласования. Документ считается завершенным после внесения всех правок и полного одобрения заинтересованных сторон.
Намного быстрее и эффективнее получится, если обратиться к специалистам. Они разработают СТП, учитывая все необходимые требования.
Особое внимание следует уделить СТП пожарной безопасности. Он не является обязательным, но большинство компаний предпочитают разработать этот стандарт для гарантии безопасности персонала. Также удается получить другие требуемые документы вышестоящего уровня, например, пожарный сертификат.
Правильно оформленные документы, прошедшие процедуру согласования и регистрации, повышают результативность работы. Созданные стандарты являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками компании, к которым он имеет отношение.